Архивный отдел

Выставки

Об архивном отделе

Вся история архивного дела неразрывно связана с историей развития города Буденновска и Буденновского района. Районный государственный архив (далее – архив) образован в 1936 году, после принятия постановления Северо-Кавказского крайисполкома о создании районных архивов, в целях улучшения архивного дела и обеспечения организационно-методического руководства им на территории Буденновского района. Архив подчинялся местному исполкому, в практической, методической работе - архивному управлению Ставропольского края. 

В период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. из-за оккупации территории Буденновского района, документам исполнительного комитета Буденновского районного Совета депутатов трудящихся, другим учреждениям, организациям, предприятиям был нанесен колоссальный урон. Документы по 1943 год оказались утраченными. Поэтому точную дату возобновления деятельности архива установить не представляется возможным. Сведения о нем впервые появляются в документах фонда районного архива исполнительного комитета Буденновского районного Совета депутатов трудящихся за 1951 г. В отчете архива за 1952 г. значилось имущество «стол без тумбочки - 1, стул - 1, табуретка - 1». В послевоенные и последующие годы проводилась работа по обследованию организаций города Прикумска и Прикумского района, начался прием документов объединенных колхозов, документы приводились в порядок и готовились к передаче в краевой государственный архив Ставропольского края. Архивное дело в городе и районе развивалось благодаря кропотливой и организаторской работе всех архивистов, в том числе архивариусов в организациях-источниках комплектования архива. Большой вклад в развитие архивного дела в районе внес Иван Иванович Бескровный, проработавший около 20 лет заведующим архивом (с 1951 г. по 1969 г.).

В 1968 году на базе районного государственного архива были организованы городской государственный архив и районный государственный архив, а с 17 сентября 1987 года районным архивам Ставропольского края был изменен статус - они были реорганизованы в архивные отделы местных исполкомов, что повысило статус архивов, расширило задачи и функции деятельности.

В связи с Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 16 ноября 1988 года на внеочередной сессии 17 ноября 1988 года Буденновского городского Совета народных депутатов было принято решение о передаче Буденновского района в административное подчинение Буденновскому городскому Совету народных депутатов, соответственно архивный отдел исполкома Буденновского районного Совета народных депутатов передал свои функции деятельности архивному отделу исполкома Буденновского городского Совета народных депутатов. После прекращения в ноябре 1991 г. деятельности Буденновского горисполкома в январе 1992 г. образована администрация города Буденновска и Буденновского района, в состав которой вошел архивный отдел. Архивную службу в это время возглавляла Анна Николаевна Шипилова (проработавшая заведующим архивом, архивным отделом с 1978 г. по 1997 г.). Именно при ней удалось расширить архивохранилища документов постоянного хранения, закартонировать документы, организовать массовую передачу документов постоянного хранения (дела за 1943-1972 годы) в крайгосархив, что позволило значительно разгрузить архивохранилища и продолжить комплектование отдела, а также решать вопросы выделения помещений для архива по личному составу. При А.Н. Шипиловой в 1984 году Буденновскому районному госархиву было присвоено звание «Образцовый госархив».

В связи с экономическими преобразованиями в стране в конце 1980-х и в 1990-х гг., созданием кооперативов, малых частных предприятий, массовой приватизацией организаций торговли, общественного питания, бытового обслуживания перед архивной службой была поставлена задача обеспечения сохранности документов по личному составу. В ноябре 1992 г. при администрации города Буденновска и Буденновского района создан архив по личному составу. В архив принимались документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, сельхозпредприятий, в том числе в результате банкротства (горторг, трест общественного питания, городское и районное производственные объединения бытового обслуживания населения, ПО «Ставропольполимер», мясокомбинат, лентоткацкое объединение, совхозы «Солнечный», «Большевистская Искра», «Стародубский» и др.). Архиву по личному составу были выделены два архивохранилища, площадью 60,6 кв. м, рабочий кабинет, площадью 12,6 кв. м.

В рамках реализации Федерального закона от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в 2005 году создан архивный отдел администрации Буденновского муниципального района, который обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и фондов органов местного самоуправления, включая архивные фонды поселений, а также муниципальных организаций. В соответствии с действующим законодательством архивный отдел является структурным подразделением администрации Буденновского муниципального района и выполняет функции местного самоуправления в области архивного дела, постоянно хранит документы муниципальной собственности.

По распоряжению Правительства Ставропольского края от 25 января 2006 г. № 10-рп «О разграничении собственности между Ставропольским краем и муниципальными образованиями Ставропольского края на архивные документы, созданные до образования муниципальных образований Ставропольского края или изменения их статуса» более 17 тыс. дел за 1945-2011 гг., хранящиеся в архивном отделе администрации Буденновского муниципального района, отнесены к собственности Ставропольского края. Это документы упраздненных местных органов исполнительной власти, учреждений планирования, статистики, финансирования, здравоохранения, культуры, избирательных комиссий, муниципальных организаций и др.

Для исполнения отдельных государственных полномочий архивный отдел администрации ежегодно получает субвенции из краевого бюджета Ставропольского края. Это позволило с 2006 г. ввести в штат архивного отдела дополнительные единицы, а также обновить, приобрести новую компьютерную технику, смонтировать локальную сеть.

Архивный отдел располагается в здании администрации, где созданы условия, отвечающие нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов, а также охранного, противопожарного и санитарно-гигиенического режимов: решетки на первом этаже здания заменены на распашные, подведена новая электропроводка к компьютерному оборудованию, приобретены огнетушители, укомплектованы пожарные щиты, выполнен текущий ремонт отдельных помещений, помещения оборудованы системами кондиционирования, проводилась работа по замене комбинированных стеллажей металлическими. Приобретение архивных коробок позволило закартонировать на 100% дел управленческой документации, на 30% дел по личному составу.

Следует отметить, что в рамках реализации закона Ставропольского края от 31.12.2004 г. № 122-кз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края» в 2005 г. был создан архивный отдел администрации города Буденновска, в который из архивного отдела администрации Буденновского муниципального района переданы архивные фонды управленческой документации, документов по личному составу.

В связи с упразднением архивного отдела администрации города Буденновска, 27 декабря 2010 г. в архивный отдел администрации Буденновского муниципального района принято 1215 дел управленческой документации, 7905 дел по личному составу. Дела по личному составу находились на хранении в арендуемом помещении по адресу: г. Буденновск, 7 микрорайон, дом 31.

Благодаря активной поддержке со стороны главы администрации Буденновского муниципального района Сергея Владимировича Рашевского, управляющего делами администрации, куратора отдела Людмилы Михайловны Демичевой в 2012 году был решен вопрос выделения под архивохранилища документов по личному составу помещений, общей площадью 126, 6 кв. м, в здании администрации, их ремонта, перемещения документов из арендуемых помещений в 7 микрорайоне. Архивохранилища выделенных помещений оборудованы металлическими стеллажами. Входные двери и запасной выход помещений оборудованы светодиодными табличками «Выход». В помещениях архивного отдела установлены система пожарно-охранной сигнализации, современная система автоматического пожаротушения. Окна и двери помещений архивного отдела оборудованы датчиками охранно-пожарной сигнализации. Для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях установлены системы кондиционирования воздуха. Для искусственного освещения в помещениях применяются светодиодные лампы. На пластиковых окнах имеются жалюзи, стекла имеют светозащитное покрытие. Уровень освещения в архивохранилищах на вертикальной поверхности стеллажа на высоте одного метра от пола не превышает допустимых норм.

На 01.01.2014 общая площадь помещений, в том числе вновь выделенных помещений, составляет 273,7 кв. м, из них архивохранилища – 201,0 кв. м.

Вопросы модернизации материально-технической базы архивного отдела постоянно находятся в центре внимания руководства администрации Буденновского муниципального района. В связи с тем, что общая степень загруженности архивохранилищ отдела на 01.01.2014 г. составляет 89,4 %, в 2015 году архивному отделу необходимо решать следующие вопросы: выделение дополнительных площадей под архивохранилища; проведение ремонтных работ в архивохранилищах № 1- № 3 документов постоянного хранения и оснащение их современными системами автоматического пожаротушения; проведение ремонта рабочего кабинета отдела; приобретение автоматических измерителей параметров воздушной среды.

Архивный отдел администрации Буденновского муниципального района является одним из крупнейших муниципальных архивов Ставропольского края. На хранении в отделе находится 163 фонда (более 26 тыс. дел) управленческой документации, 471 фонд (около 22 тыс. дел) документов по личному составу, документы личного происхождения и фотодокументы. Ежегодно производится прием новых документов, а также дел по личному составу ликвидированных организаций.

В 2014 г. отделом проведена работа по уточнению списка организаций-источников комплектования архивного отдела в соответствии с методическими рекомендациями «Определение источников-комплектования государственных и муниципальных архивов» (М., 2012).

Из 62 организаций-источников:

  • 9 организаций, документы которых относятся к краевой государственной собственности;
  • 36 - муниципальной собственности,
  • 17 - частной собственности (это акционерные общества и кооперативы сельскохозяйственных предприятий Буденновского района), в т. ч.: 2 организации - общественной собственности, с которыми заключены договоры о взаимодействии в области архивного дела.

В соответствии с Федеральным законом об Архивном деле в Российской Федерации сотрудничество с негосударственными организациями осуществляется на основании договоров о взаимодействии в сфере комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Заключенные договоры регулируют отношения между организациями и администрацией района, от имени которой при реализации договорных обязательств выступает архивный отдел. В договорах определены права и обязанности сторон.

На организации возложены обязанности:

  • соблюдения требований по работе с документами, установленных законодательством Российской Федерации в области архивного дела;
  • обеспечения сохранности, учета и использования документов до передачи их в архивный отдел по истечению пяти лет.

На архивный отдел возложены обязанности оказания методической и практической помощи негосударственным организациям в решении вопросов организации делопроизводства и архива.

Большинство организаций-источников обеспечены отдельными помещениями для хранения документов. В архивохранилищах имеются смешанные конструкции стеллажей, первичные средства пожаротушения, двери обиты металлом, на окнах имеются решетки. Организации имеют номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций, согласованные с архивным отделом. Назначены ответственные лица за архивы и делопроизводство. Во время проведения ежегодной паспортизации архивов организаций ведется выверка сведений о количестве и составе архивных документов, хранящихся в организациях. В организациях-источниках на 01 декабря 2014 г. хранится более 1000 дел постоянного хранения за 1998-2011 гг., около 20 тысяч дел по личному составу за 1943-2011 гг. Ежегодно в них образуется около 530 дел постоянного хранения.

Оказывая постоянно методическую и практическую помощь организациям, архивному отделу необходимо совместно с организациями решать актуальные задачи: создание нормативных условий хранения документов; оборудование архивохранилищ охранно-пожарной сигнализацией; замены деревянных конструкций стеллажей металлическими; своевременное осуществление упорядочения документов и их приема на хранение в отдел; повышение уровня квалификации ответственных за делопроизводство и архивы организаций.

В целях развития информационного общества архивным отделом постоянно проводится работа по созданию информационно-технологической инфраструктуры, переводу архивных фондов в электронную форму.

На 01.01.2015 г. в базу данных программного комплекса «Архивный фонд» (версия 5.0) внесены сведения о 1003 архивных фондах, 698 описях дел, 24902 заголовках дел. Количество введенных описаний архивных фондов, описей составляет около 100 % от общего количества фондов, описей по паспортным данным отдела. Активно ведется оцифровка научно-справочного аппарата отдела, а также сканирование документов, в первую очередь пользующихся наибольшим спросом, ввод их в базы данных.

С 2007 г. вносятся сведения в базу данных программного комплекса «Краевой каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», в котором имеются сведения о ликвидированных и действующих организациях города и района.

Постоянно пополняют тематические базы данных, созданные отделом для поиска информаций по постановлениям, распоряжениям администрации Буденновского муниципального района и администрации города Буденновска.

С 2013 года отдел имеет подключение для предоставления государственных услуг в электронной форме с использованием единой информационно-аналитической системы (ЕИАС).

Во исполнение Соглашения от 06 ноября 2013 г. № 7/ОМС о взаимодействии между государственным казенным учреждением Ставропольского края «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в Ставропольском крае» и администрацией Буденновского муниципального района Ставропольского края, архивный отдел включен в Перечень отделов, комитетов и управлений администрации Буденновского муниципального района, предоставляющих государственные и муниципальные услуги гражданам и организациям на базе многофункционального центра.

В целях повышения качества оказания государственных и муниципальных услуг в области архивного дела отдел участвует в информационном обмене по защищенным каналам связи с пенсионными органами Ставропольского края с помощью программы VipNet.

Внедрение информационных технологий - одно из важнейших направлений деятельности отдела. Рабочие места специалистов автоматизированы, объединены в локальную вычислительную сеть, одно рабочее место подключено к Интернету. Архивные документы отдела востребованы. В первую очередь исполняются запросы социально-правового характера. Количество запросов за последнее десятилетие резко возросло. Пик запросов пришелся на 2007-2011 гг. Так в 2000 г. было исполнено запросов   890, 2005 г.- 1560, 2008 г. - 1620, 2011 г. - 5274, 2012 г. - 4186, 2013 г. - 2148, 2014 г. - 2867. Тематика запросов: о стаже работы, размерах заработной платы, выделении земельных участков, предоставлении квартир, опеке и другие. Срок исполнения запросов по архивным документам отделом не превышает 14 дней, а по научно-справочному аппарату - трех дней. Время ожидания в очереди при обращении заявителей для получения государственных и муниципальных услуг - не более 15 минут. Этому способствуют автоматизация производственных процессов, совершенствование организации и системы управления.

Архивный отдел популяризует архивные документы, активно сотрудничает с местной газетой «Вестник Прикумья», где печатаются статьи о документах архива, проблемах их сохранности в организациях города и района, достижениях и перспективах развития архивного дела.

В штате архивного отдела семь сотрудников, возглавляет начальник Светлана Викторовна Гришина, имеющая 9-летний стаж в архивной службе.

 

Надежда Николаевна Пахолкова, специалист 2 категории, трудится в отделе одиннадцать лет, она имеет средне-специальное образование, занимается исполнением запросов социально-правового характера.

Остальные сотрудники отдела имеют небольшой стаж работы в архивной отрасли, отвечают за обеспечение сохранности документов, занимаются приемом граждан, исполнением запросов социально-правового характера, вводят сведения в тематические базы данных.

Архивный отдел - социально значимое структурное подразделение администрации Буденновского муниципального района, при активной поддержке органов местного самоуправления Буденновского района, обеспечивающее сохранность документального наследия города и района, оказывающее информационные услуги и нацеленное на помощь людям.

 
 

Режим работы
Прием граждан, выдача архивных справок Понедельник, Пятница 08.00-17.00
Экспертиза, прием документов, совершенствование научно-справочного аппарата и учет документов Понедельник, Среда, Пятница 08.00-17.00
Консультации лицам, ответственным за делопроизводство и архивы организаций Буденновского района Среда, Пятница 08.00-17.00
Работа с ведомственными архивами организаций-источников комплектования отдела (оказание методической помощи, консультации, экспертизы) Среда, Четверг 08.00-17.00
Перерыв   12.00-13.00
Технические перерывы   10.30-10.45, 15.30-15.45
Санитарные дни Ежеквартально; последняя пятница квартала 08.00-17.00
Проезд от авто/ж.д. вокзалов на маршрутных такси № 2, 14, 11, 101 до остановки Гостиница

 

Фамилия, имя, отчество

Занимаемая должность

Контактный

телефон

Гришина

Светлана Викторовна

начальник отдела

2-11-07

Вандышева

Алла Николаевна

ведущий специалист отдела

2-11-07

 

специалист отдела

2-13-87

Кравцова

Анастасия Андреевна

архивариус отдела

2-13-87

Маракасова

Лариса Алексеевна

специалист отдела

2-13-87

Пахолкова

Надежда Николаевна

специалист отдела

2-13-87

Адрес: 356800, РФ, Ставропольский край, г. Буденновск, ул. Октябрьская, 46.

Телефоны: (86559) 2-11-07, 2-01-24
e-mail:  Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Обращения граждан